AI Recepcionist za stomatološke ordinacije

Jedan pacijent se prijavljuje na recepciji, drugi pita za račun, a telefon zvoni. Prije nego što se recepcija stigne javiti, stiže i sljedeći poziv. Poznato?

U užurbanoj ordinaciji propušteni pozivi brzo se zbrajaju. Prema analizi 26 stomatoloških klinika koju navodi Yeastar, čak 38 % dolaznih poziva ostalo je bez odgovora, a u anketi među potrošačima 78 % ispitanika reklo je da su nakon neodgovorenog poziva otišli konkurenciji. Za ordinaciju to znači postojećeg pacijenta koji je čekao pomoć ili novog pacijenta koji se naručio drugdje. Dodatni djelatnik rasterećuje recepciju preko dana, ali ne rješava pozive navečer, vikendom i za vrijeme pauze.

Tu nastupa AI Recepcionist – virtualni recepcionist koji se javlja na svaki poziv, dok se vaš tim posvećuje pacijentima u ordinaciji.

Što AI Recepcionist radi u stomatološkoj ordinaciji?

• Javlja se 0-24 – u najvećoj gužvi, za vrijeme pauze, vikendom i noću, pa pozivi ne završavaju na govornoj pošti.
• Razgovara prirodno – razumije što pacijent želi i odgovara normalnim govorom, bez zamornih IVR izbornika, na hrvatskom i još 33 jezika.
• Odgovara na česta pitanja – radno vrijeme, adresa i parking, cijene i vrste zahvata, priprema za pregled.
• Naručuje termine – povezan s vašim sustavom za naručivanje, provjerava slobodne termine te upisuje, pomiče ili otkazuje dolaske.
• Šalje potvrdu SMS-om – pacijent dobiva podsjetnik s podacima o terminu.
• Prepoznaje hitne slučajeve – pacijenta s jakom zuboboljom ili ozljedom odmah prespaja na dežurnog djelatnika.

Na što paziti pri odabiru?

Dobar AI recepcionist za ordinaciju ne mjeri se samo time koliko se lijepo javlja na telefon. Prije odluke provjerite:

1. Naručivanje – može li pouzdano upisati, pomaknuti i otkazati termin.
2. Povezivanje s vašim programom – vidi li slobodne termine u stvarnom vremenu i upisuje li ih izravno u vaš sustav.
3. Prespajanje na djelatnika – dobiva li recepcija uz poziv i podatke o pacijentu te sažetak razgovora.
4. Zaštitu podataka – podaci o pacijentima su osjetljivi, pa rješenje mora biti usklađeno s GDPR-om.
5. Postavljanje i podršku – je li postavljanje jednostavno i imate li domaću tehničku podršku kad zatreba.
6. Prilagodbu – možete li sami mijenjati pozdrave, bazu znanja, pravila prespajanja i podatke koje recepcionist prikuplja.

Zašto Yeastar AI Recepcionist?

Za razliku od samostalnih aplikacija, Yeastar AI Recepcionist radi unutar same telefonske centrale – Signum Cloud_PBX-a. Pozivi, prespajanje, lokali i umjetna inteligencija nalaze se u jednom sustavu, pa recepcionist prirodno postaje dio vašeg svakodnevnog rada.

• Postavljanje bez programiranja – osobnost, ton i granice odgovora definirate u preglednom sučelju, a bazu znanja punite čestim pitanjima i dokumentima ordinacije.
• Prespajanje s kontekstom – kad poziv preuzme djelatnik, uz njega vidi podatke o pacijentu, transkript razgovora i sažetak koji je napravila umjetna inteligencija.
• Povezivanje s drugim sustavima – preko HTTP alata i MCP poslužitelja recepcionist može provjeriti slobodne termine ili poslati zahtjev za narudžbu, ovisno o sustavu koji koristite.
• 34 jezika – sam prepoznaje jezik pozivatelja, što je velika prednost za ordinacije sa stranim pacijentima i dentalni turizam.
• Različiti pozdravi – jedan za radno vrijeme, drugi izvan njega; pozivatelj može izgovoriti ime djelatnika i bit će spojen na njegov lokal.
• Do 10 poziva istodobno – nitko ne čeka ni u najvećoj gužvi.

Kako izgleda jedan poziv?

1. AI Recepcionist se javlja pozdravom vaše ordinacije.
2. Razumije što pacijent treba – termin, radno vrijeme, cijenu zahvata ili nešto drugo.
3. Odgovara i naručuje – iz baze znanja daje informacije, a termin upisuje u povezani sustav za naručivanje.
4. Šalje potvrdu termina SMS-om.
5. Prikuplja podatke koje ste odredili – ime, kontakt i razlog dolaska.
6. Prespaja kad treba – na pravog djelatnika, uz transkript i sažetak razgovora.
7. Bilježi razgovor – transkript i sažetak ostaju uz zapis poziva, za kasniju provjeru.

Isprobajte AI Recepcionista u svojoj ordinaciji

AI Recepcionist pomaže ordinacijama da ne propuste nijedan poziv, rasterećuje recepciju i pacijentima daje brz odgovor u bilo koje doba dana. Naš tehnički tim postavit će ga za vas – od pozdrava i baze znanja do pravila prespajanja – a uživo vam možemo pokazati kako radi na demo sustavu.

Više o usluzi pročitajte na stranici AI Recepcionist ili u članku AI Recepcionist: virtualni recepcionist koji se javlja na svaki poziv, a za demo ili ponudu pošaljite nam upit.

Izvor podataka: Yeastar blog.