Zašto je CloudFax bolje rješenje od klasičnog faks-a?
U prethodnom članku opisali smo prednosti koje VOIP tehnologija ima za turističke agencije i druga poduzeća čiji djelatnici imaju potrebu za poslovanjem u pokretu.
Sada ćemo vam navesti 5 razloga zašto je usluga Cloud Fax puno bolje i praktičnije rješenje od klasičnog stolnog fax uređaja te kako ga možete koristiti i na mobitelu.
U mnogim uredima dokumenti se još uvijek šalju i primaju putem faks uređaja.
Ako je to jedan od načina na koji vaš poslovni partner razmjenjuje dokumente, onda ste i vi primorani koristiti se faksom. Dokumenti poslani s jednog faks uređaja mogu biti primljeni samo na drugom faks uređaju.
Srećom, vaš fax uređaj više ne mora biti fizički smješten u uredu. On može biti, kao i fiksni telefon kojim se koristi vozač na terenu, smješten u Oblaku. U tom slučaju možete primati i slati dokumente putem bilo kojeg uređaja spojenog na internet, odnosno na Cloud Fax korisnički račun. U nastavku ćemo nabrojati razloge zbog kojih je Cloud Fax odlična zamjena, danas već zastarjelom, faks uređaju.
1. Cloud Fax štedi vrijeme
Većina dokumenata danas nastaje u digitalnom obliku. Bilo da je riječ o ugovorima, računima, ponudama ili nečem drugom, napisat ćete ih na računalu. Ako ih zatim želite poslati faksom, morate prvo ispisati dokument na printeru, zatim ga odnijeti do faksa i tek onda poslati. U slučaju da ste napisali dokument negdje izvan ureda, takav proces može vam odnijeti dragocjene minute, pa čak i sate.
S druge strane, dokument napisan na računalu možete pomoću Cloud Fax-a poslati uz samo nekoliko klikova mišem. Potrebno je prijaviti se na korisnički račun, učitati dokument, odabrati broj i poslati ga. Ako pak očekujete neki dokument kojeg je netko poslao na vaš broj fax-a, nije nužno vratiti se do ureda da biste ga preuzeli. To možete učiniti putem laptopa ili pak mobitela, prijavom na Cloud Fax korisnički račun.
2. Cloud Fax štedi novac
Popis troškova koje sa sobom nosi stolni faks uređaj zaista je dugačak. Za početak, potrebno je kupiti uređaj koji košta od nekoliko stotina do nekoliko tisuća kuna. Zatim je potrebno kupiti papir za slanje i primanje dokumenata, te boju (toner) za ispis dokumenata. Naposljetku, ako je riječ o skupljem uređaju, među troškove možete dodati i servis, odnosno zamjenu dijelova, a kod jeftinijih uređaja možete računati na kupovinu novog svakih nekoliko godina.
Kod Cloud Fax usluge ovi troškovi jednostavno ne postoje. Ne morate kupovati poseban uređaj, jer dokumente šaljete i primate putem bilo kojeg uređaja spojenog na internet. Ne morate kupovati dodatan papir i tonere, jer dokumente možete čuvati na Cloud serveru ili na računalu. Ne morate mijenjati dijelove na uređaju, jer dijelova nema. Jedini trošak koji imate je 40 kn + PDV mjesečno. Toliko, naime, košta Cloud Fax usluga, koju vam pruža Signumtel, a uključuje vaš javni fax broj.
3. Cloud Fax omogućuje poslovanje u pokretu
Vratimo se na trenutak primjeru iz prethodnog članka, turističkoj agenciji koja u ponudi ima transfere i izlete. Osnovni dokument za rad svake turističke agencije je tzv. voucher kojim se potvrđuje kupovina određene usluge.
Ako jedna agencija organizira određeni izlet, a druga agencija obavlja prijevoz na tom izletu, onda organizator izleta mora dostaviti prijevozniku voucher sa svim podacima. Međutim, izlet se ne sastoji samo od prijevoza, nego vrlo često uključuje posjetu nacionalnim parkovima, muzejima i sličnom. U tom slučaju potrebno je predočiti voucher na ulazu, na primjer, u Plitvička jezera. Ponekad je potrebno imati pisanu verziju vouchera i predati ju na ulazu. Upotreba stolnog faksa tada ne dolazi u obzir. Cloud Fax u kombinaciji s prijenosnim printerom odradit će pak odličan posao.
Organizator izleta poslat će voucher na broj faksa koji može, ali ne mora biti povezan s uslugom virtualne centrale, a vozač će ga ispisati i predati na ulazu.
4. Cloud Fax je siguran
Dokumenti koje primate putem Cloud Fax aplikacije stižu direktno na vašu email adresu. Zbog toga možete pomoću lozinke ograničiti pristup ako oni sadrže povjerljive informacije, što vam stolni faks nije omogućavao. Moderni multifunkcionalni uređaji (printer + skener + faks) obično se nalaze u zajedničkim prostorijama gdje im svatko može pristupiti, uključujući i goste koji prolaze hodnikom.
S druge strane, ako usporedimo Cloud Fax s elektroničkom poštom (e-mailom), vidimo da i tu postoji napredak po pitanju sigurnosti. Naime, budući da Cloud Fax služi za primanje dokumenata koji su poslani putem stolnog uređaja, putem Cloud Faxa nije moguće pokupiti viruse. Ono što vi dobivate u vašem sandučiću samo je digitalni zapis dokumenta napisanog na običnom papiru koji je pošiljatelj umetnuo u stolni faks uređaj.
5. Cloud Fax može biti arhiva dokumenata
S obzirom na to da putem Cloud Faxa primate dokumente isključivo u digitalnom formatu, podrazumijeva se da ni njihovo skladištenje više ne mora biti analogno. Umjesto u hrpi registratora koja se svaki mjesec povećava vaši dokumenti mogu biti pohranjeni na zaštićenom Cloud serveru koji održava Signumtel. Takav način čuvanja dokumenata, dobro je ponoviti, omogućava uštede i povećava razinu sigurnosti. Postoji li ijedno poduzeće kojem sigurnost i ušteda nisu visoko na listi prioriteta?
Signumtel pristupa svakom korisniku individualno vodeći brigu o prilagodbi usluge specifičnim potrebama vašeg poslovanja. Zato vas pozivamo da nam se javite ako imate pitanje ili prijedlog u vezi Cloud Fax usluge.
Što vas bolje upoznamo, pružit ćemo vam bolje i kvalitetnije telekom usluge!
Možete nam se javiti putem kontakt forme na našem webu, ili nas putem društvenih mreža: Facebooka ili Linkedina. Ako želite primati članke poput ovog na vaš e-mail, pretplatite se na naš Newsletter.
